COVID-19 JA KANSAINVÄLISEN REKRYTOINNIN HAASTEET

Päivitetty 29.5.2020

COVID-19 eli tuttavallisemmin koronavirus vaikuttaa arkeen monellakin tapaa. Yksi lyhytaikaisista vaikutuksista työelämään ja yritystoimintaa on kansainvälisen henkilöstön rekrytoinnin vaikeutuminen. Nyt käynnissä olevat rekrytoinnit voivat olla vaarassa peruuntua ja pahimmassa tapauksessa osaajapula pahenee entisestään niillä aloilla, millä tekijöistä on pulaa.

Tässä tekstissä olemme kirjanneet ylös aiheeseen liittyviä tietoja, linkkejä ja vinkkejä ongelmanratkaisuun. Tällä pyrimme selventämään monitahoista tilannetta. Lisää asiantuntijavinkkejä saat meiltä, ota vaan yhteyttä puhelimitse tai meilitse!

Koska asiaa on, tuli tekstistäkin kattava. Tässä tiivistelmä:

  • Rekrytointi onnistuu myös etäyhteyksien avulla
  • Työnteko onnistuu myös etäyhteyksien avulla
  • Työnteon voi aloittaa myös ulkomailla
  • Työnantajavelvoitteet hoidetaan yleensä työntekomaan järjestelmän mukaan
  • Koronarajoitukset tarjoavat lievennyksiä oleskelulupien soveltumiseen ja työnantajavelvoitteisiin ulkomailla
  • Ei matkusteta ulkomaille turhaan
  • Ulkomailta palatessa pidetään 14 päivän tauko sosialisoinnista
  • Kansainvälinen osaaja ja hänen perheensä toivotetaan tervetulleeksi
  • PocketRelo auttaa asettautumisessa, kv-ketut lisäkysymyksissä
  • Pestään käsiä ja käydään kävelyllä

Valtioneuvoston sivuilla on kooste koronaan liittyvistä rajoituksista Suomessa.

Valtioneuvoston kooste

 

OSAAJIEN LÖYTÄMINEN

Mikäli tarvitset osaavaa työvoimaa, ja olet avoin muidenkin kuin Suomen kansalaisten rekrytoinnille, harkitse Suomessa jo olevien ulkomaalaisten osaajien rekrytointia. Suomalaiset korkeakoulut ovat vuosien saatossa kouluttaneet tuhansia eri alojen asiantuntijoita, joiden osaamisesta voi olla paljon hyötyä myös teidän organisaatiossanne. Näiden henkilöiden rekrytointi ja perehdytys on usein suhteellisen nopeaa ja helppoa, myös nyt vaikka kansainvälisiä asioita hoitavien viranomaisten palvelut ovat supistuneet tai ruuhkautuneet. Saatat olla myös kiinnostunut rekrytoimaan ulkomailla asuvan henkilön. Oleskeluluvan ja viisumin saamisesta ja vaihtoehtoisista tavoista työn aloittamiseksi on lisätietoa alla.

Sopivan osaajan löytämiseksi ota yhteyttä esimerkiksi rekrytointiyrityksiin, joilla on omat verkostonsa muissa maissa ja jotka voivat löytää sinulle sopivan osaajan muualtakin. Esimerkiksi Finders Seekers ja Talented Solutions voivat auttaa IT-osaajien löytämisessä. Barona ja Eilakaisla taas voivat tukea muun muassa asiakaspalvelun, rakennus-, hotelli- ja ravintola-alan sekä taloushallinnon osaajien rekrytoinnissa.

REKRYTOINTIHAASTATTELUT

Liikkumisrajoitusten takia rekrytointihaastattelua ei välttämättä ole järkevää järjestää kasvotusten. Sen sijaan voit järjestää video- tai etähaastatteluita. Etäyhteydenpitoa varten on useita erilaisia työkaluja, kuten Skype, Zoom ja Google Hangouts.

Videohaastatteluja varten voit ottaa käyttöösi esimerkiksi RecRight-palvelun, jossa voit videoita kysymyksesi ja katsoa haastateltavan vastaukset sinulle sopivana aikana. Videot ja virtuaalipalveluiden käyttö kasvaa rekrytoinneissa koko ajan, joten niiden käyttämisen aloittaminen on muutenkin järkevää.

OLESKELULUVAN TAI VIISUMIN HAKEMINEN

Mikäli palkkaat muun kuin Suomen kansalaisen, sinun tulee varmistaa että henkilöllä on kyseisen työn tekemiseen oikeuttava lupa. Suomessa se tarkoittaa käytännössä työtehtävään sopivaa oleskelulupaa, viisumia, viisumivapautta tai EU-rekisteröintiä.

Suomessa jo olevalla ulkomaalaisella on yleensä jo työnteko-oikeus kunnossa niin että hän voi aloittaa työnteon. Koronan takia henkilön nykyinen lupa saattaa soveltua normaalitilannetta joustavammin uuden työn tekemiseen, eikä lupaa tarvitse välttämättä vaihtaa soveltuvampaan. Esimerkiksi aiemmin tietyn yrityksen työpaikkaan myönnetty lupa voi sallia työpaikan vaihdoksen huoltovarmuuden tai työmarkkinoiden kannalta tärkeisiin tehtäviin. (Kts. Migrin tiedote)

Mikäli henkilö tarvitsee uudenlaisen luvan, esimerkiksi työntekijän tai erityisasiantuntijan oleskeluluvan, voi hän hakea sitä Maahanmuuttoviraston palvelupisteestä Suomessa. EU-rekisteröinti hoidetaan myös Maahanmuuttoviraston palvelupisteessä. Huom! Koronarajoitusten aikana International House Helsingissä ei voi hoitaa EU-rekisteröintiä. Viisumien jatkamisesta vastaa Suomessa poliisi.* Ulkomailta saapuneiden tulee pysyä karanteenissa 14 päivää, tämä koskee myös viranomaisasiointia.

Huomioitavaa on, että EU-kansalaisen tulee rekisteröidä oleskelunsa Suomessa viimeistään 3 kuukauden päästä saapumisesta. Toisesta Pohjoismaasta muuttavan tulee rekisteröityä Digi- ja väestötietoviraston (entinen maistraatti) palvelupisteessä viikon kuluessa muutosta, jos hän aikoo olla Suomessa yli 6 kuukautta. EU:n ulkopuolisen maan kansalainen voi työskennellä viisumilla tai viisumivapaasti vain tietyissä tehtävissä ja niissäkin enintään 90 päivän ajan, olettaen ettei hän ole käyttänyt osaa näistä 90 päivästä jossain muussa Schengen-maassa. Pidempiä oleskeluja varten tarvitaan oleskelulupa.

Hakemus kannattaa aina aloittaa Enter Finland-verkkopalvelussa. Sen kautta jätetyt hakemukset käsitellään nopeammin ja käsittelymaksu on pienempi kuin paperilomakkeella tehtyjen hakemusten. Normaalisti henkilön tulee käydä tunnistautumassa 3 kuukauden sisällä hakemuksen jättämisestä. Tätä määräaikaa on pidennetty 31.8.2020 asti poikkeusjärjestelyn takia.

Ulkoministeriö on ilmoittanut, että sen edustustot ulkomailla eivät vastaanota uusia hakemuksia oleskelulupia tai viisumeita varten 19.3.2020 alkaen. Jo vastaanotetut hakemukset laitetaan vireille ja käsitellään normaalisti. Käytännössä tämä edustustojen poikkeusjärjestely vaikeuttaa hakemuksen lopullista käsittelyä, kun henkilö ei voi käydä tunnistautumassa edustustossa. Tästä syystä tunnistautumisaikaa on jatkettu niin, että sen voi tehdä 31.8.2020 mennessä myös ennen 31.5.2020 aloitetuissa hakemuksissa.

Hakijan tulee siis todistaa henkilöllisyytensä, ja normaalisti tämä tehdään Suomen edustustossa sen jälkeen, kun hakemus on jätetty sähköiseen Enter Finland-palveluun tai paperilomakkeella. Tunnistautumis- ja haastattelutapaamiset jatkunevat edustustoissa heti kun poikkeusjärjestelyt päättyvät. Kukin edustusto antaa lisätietoja tilanteesta omilla kotisivuillaan.

Uusien oleskelulupien voimassaolo alkaa päätöspäivämäärästä. Oleskelulupakorttien jakelu ei ole vielä normalisoitunut, kuten ei edustustojen muukaan normaalitoiminta. Tilannetta kannattaa seurata edustuston verkkosivuilta.

Suomen edustustojen verkkosivut

Finlandabroad.fi

Ulkoministeriön tiedote

Maahanmuuttoviraston tiedote

SAAPUMINEN SUOMEEN

Suomen rajaliikennettä on edelleen rajoitettu. Riippumatta tästä Suomeen saavat edelleen saapua ulkomailta

  • Suomen kansalaiset ja heidän perheenjäsenensä
  • Suomessa asuvat EU- ja Schengen-valtioiden kansalaiset sekä heidän perheenjäsenensä
  • Oleskeluluvalla Suomessa oleskelevat kolmannen maan kansalaiset
  • Schengen-alueelta tulevat työmatkustajat

EU-kansalaiset voivat tulla Suomeen mm. työsuhteen tai toimeksiannon takia. Myös pakottavat perhesyyt, kuten lähiomaisen tapaaminen, mahdollistaa EU-kansalaisen saapumisen. Muiden kuin EU-maiden kansalaisten saapuminen sallitaan esimerkiksi työn tai opintojen takia. Suomessa asuvat henkilöt voivat palata Suomeen kansalaisuudesta riippumatta.

Mm. EU-maiden kansalaisten maahantulo ulkomaisena kausityövoimana sallitaan työmatkaliikenteen tavoin. Rajan sivujen mukaan “suunnitellun työsuhteeseen tai toimeksiantoon perustuvan työmatkan tarkoitus ja edellytykset selvitetään rajatarkastuksen yhteydessä. Rajatarkastuksessa voidaan työmatkalaista pyytää esittämään asiakirjoja maahantuloedellytysten täyttymisen toteamiseksi. Tällaisia asiakirjoja voivat erityisesti olla dokumentit työsuhteesta ja toimeksiannosta.”

Ulkorajoilla (eli Schengen-alueen ja muiden maiden rajoilla) välttämättömän liikenteen määritelmä on rajoitetumpi kuin sisärajoilla, myös työmatkojen osalta. Työnantajan tulee perustella, miksi työn aloittamista/jatkamista ei voi lykätä. Työnantajan tulee täyttää erillinen lomake “‘Työnantajan perustelu työntekijän maahantulon välttämättömyydestä poikkeusaikana” ja antaa se työntekijälle rajanylitystä varten. Tämä sama lomake on hyvä asiakirja näyttää myös sisärajoilla.

Rajavartiolaitoksen ohjeet rajanylitystilanteissa

Rajavartiolaitoksen usein kysytyt kysymykset koronarajoituksista

Ulkoministeriön ohjeistus Suomeen palaaville

Suomeen muuttamiseen liittyvien viranomaisasioiden hoitaminen Suomessa saattaa olla nyt rajoitettua esimerkiksi aukioloaikojen lyhentymisen takia. Esimerkiksi International House Helsinki, jossa myös pääkaupunkiseudun Digi- ja väestötietovirasto (entinen maistraatti) sijaitsee, palvelee asiakkaita vain ajanvarauksella niiden palveluiden osalta, jotka ovat vielä auki. Osa normaalisti auki olevista palveluista, kuten Kela ja verottajan palvelu, palvelevat asiakkaita toisissa toimipisteissä tai puhelimitse.

On olettavaa, että myös vuokra-asuntojen saamisessa esiintyy normaalia enemmän haasteita. Iso osa asuntonäytöistä tehdään nyt virtuaalisesti. Tällaisina aikoina on erityisen tärkeää käyttää luotettavia vuokranvälittäjiä ja varmistaa, että kyseinen asunto on varmasti vuokrattavana ja ehdot ovat kohtuulliset. Lue vinkkimme asuntojen löytämiseen ja vuokraamiseen PocketRelo-palvelustamme.

www.pocketrelo.com > Accommodation

TYÖN ALOITTAMINEN JA PEREHDYTYS

Suurin osa tietotyöläisistä on nyt etätöissä. Tämä ei siis ole välttämättä siksikään otollisin hetki palkata uusia työntekijöitä, jollei heitä voida perehdyttää töihinsä ja tukea henkilökohtaisesti työn aloittamisessa. Terveenä olevat ihmiset voivat kyllä tavata toisiaan (alle 50 hengen ryhmissä), joten voit edelleen tavata uuden työntekijän myös kasvotusten ja tutustuttaa hänet työpaikkaan ja -tehtäviin. Tiimiin tutustuminen voidaan hoitaa esimerkiksi erillisillä tapaamisilla tai etäyhteyksien avulla.

On erittäin tärkeää, ettei uusi työntekijä jää tässä tilanteessa yksin, vaan hänet vastaanotetaan niin hyvin kuin mahdollista ja toivotetaan tervetulleeksi yhteisöön.  Hyödynnä video- tai kävelytapaamisia mm. uuden työntekijän tapaamisessa ja tiimin sekä työpaikan esittelyssä. Mikäli uusi työntekijä on vasta saapunut Suomeen ulkomailta, on hänelle erityisen tärkeää tutustua ihmisiin ja luoda omaa verkostoa myös vapaa-aikaa varten. Mikäli mukana tulee perheenjäseniä, tulee myös heidät huomioida. Hekin tarvitsevat tukea ja neuvoja muuttaessaan uuteen paikkaan, ja puolison työnantaja on yleensä ensimmäinen kontakti täällä.

Useissa kaupungeissa ja sosiaalisessa mediassa kuten Facebookissa on myös erilaisia yhteisöjä, jotka toivottavat uudet tulijat (myös suomea tai ruotsia taitamattomat) tervetulleiksi omaan toimintaansa. Esimerkiksi termin #TalentBoost avulla voit löytää erilaisia järjestöjä ja hankkeita, jotka tukevat Suomeen asettautumista. Me kerromme myös mielellämme omista verkostoistamme.

TYÖNANTAJAVELVOITTEIDEN HOITAMINEN

Koronavirus ja sen aiheuttamat erityistoimet eivät vaikuta työnantajan velvollisuuksiin työnteko-oikeuden varmistamisesta, ulkomaalaisten työntekijöiden ilmoittamisesta TE-toimistolle, tai palkanmaksun ja muiden lakisääteisten maksujen hoitamisesta. Käytännössä esimerkiksi oleskeluluvan tai verokortin saaminen voi viivästyä, mikäli viranomaispalvelussa on ruuhkaa.

Ulkomaalaisen työntekijän palkkaamista koskevat tavallisten velvoitteiden (työehdot ja työturvallisuusvaatimukset) lisäksi etenkin kaksi ensimmäistä. Lisäksi on hyvä huomioida asettautumiseen ja odotusten asettamiseen liittyvät asiat. Voit lukea lisää näistä aiemmasta kirjoituksestamme.

TYÖSKENTELYN ALOITTAMINEN ULKOMAILLA

Työnteko suomalaiselle työnantajalle voidaan aloittaa myös toisessa maassa. Työsuhde voi siis alkaa jo ennen kuin henkilö on saapunut Suomeen. Joissain tapauksissa on alun perinkin tarkoitus, että henkilö tekee työnsä kokonaan tai pääsääntöisesti ulkomailla. Tällöin kannattaa kiinnittää erityistä huomiota työtehtävien ohjeistamiseen ja työnteon aloittamisen tukemiseen esimerkiksi videotapaamisten avulla. Lisäksi on hyvä huomioida, että työnantajalle voi syntyä työnantajavelvoitteita siinä maassa, missä henkilö työskentelee.

Viranomaiset ovat tehneet erityislinjauksia mm. sosiaaliturvan ja verotuksen määräytymisen osalta koronarajoituksiin liittyvissä tapauksissa. Esimerkiksi Eläketurvakeskukselta voi hakea erityislupaa uuden työntekijän vakuuttamiseen Suomessa työsuhteen alusta asti, vaikka työnteko käytännössä aloitettaisin ulkomailla. Mikäli uusi työntekijä aloittaa työnteon ulkomailla, kannattaa työnantajan olla yhteydessä viranomaisiin ja tarkistaa tarvittavat toimenpiteet hetimiten.

Suomalaiselle yritykselle voi myös koronarajoitusten aikana olla velvollisuuksia esimerkiksi Ranskassa, jos henkilö aloittaa työnteon siellä eikä ole työsuhteen alkaessa asukas eli ns. kirjoilla Suomessa tai suomalaisen sosiaaliturvan piirissä. Tällöin työnantajan tulee yleensä maksaa lakisääteiset sosiaaliturvamaksut työskentelymaahan ja myös varmistaa, että muut lakisääteiset velvollisuudet kuten vakuutukset tulee katettua. Myös verotukseen liittyen voi tulla raportointi- ja tilitysvelvollisuuksia. On myös mahdollista, että maan viranomainen tulkitsee työnteon luovan työnantajalle kiinteän toimipaikan ko. maahan. Tämä nk. kiinteän toimipaikan riski on hyvä selvittää mahdollisimman pian.

Työnantajavelvoitteiden hoitaminen toiseen maahan on pakollista myös niissä tilanteissa, kun työntekijä esittää todistuksen kyseisen maan sosiaaliturvajärjestelmän piiriin kuulumisesta. Tällainen todistus, kuten A1-todistus, on viranomaisen myöntämä ja kertoo, minkä maan sosiaaliturvajärjestelmän piiriin henkilö kuuluu. Todistus voi olla esimerkiksi henkilöllä, joka tekee töitä useammalle työnantajalle eri maissa.

Työnantajavelvoitteiden selvittäminen onnistuu yleensä parhaiten paikallisen tuen avulla ja vaatii aina yhteistyötä viranomaisen kanssa, kuten Suomessakin. Esimerkiksi Suomessa Eläketurvakeskus (ETK) ylläpitää tietoja muiden maiden eläkejärjestelmistä. Näiltä ja Euroopan Unionin sivuilta löydät eri maiden viranomaisten tietoja, joilta voit tiedustella lisätietoja velvoitteiden hoitamisesta ko. maassa.

EU Immigration Portal

Working in another EU country

Border status information

HENKILÖLIIKKUVUUDEN RAJOITUKSET

Mainitsimme aiemmin tekstissä, että Suomi on rajoittanut henkilöliikkuvuutta. Myös Euroopan Unionin ulkorajoilla on rajoitettu liikkuvuutta (kts. tiedote). EU-komission julkaisi 15.4.2020 ns. tiekartan koronaan liittyvien rajoitusten poistamisesta. Ulkorajat pysyvät kuitenkin edelleen pääsääntöisesti kiinni. Tällä hetkellä Euroopan komissio suosittelee, että ulkorajat pysyisivät kiinni 15.6.2020 asti (kts. tiedote). EU- ja Schengen-alueen ulkopuolelle suuntautuvat työ- ja lomamatkasuunnitelmat kannattaa tehdä vasta kun tilanne selkenee.

Välttämätön työmatkaliikenne ja muu välttämätön liikenne on sallittua, esimerkiksi terveydenhuollon tai pelastustehtävien työntekijöiden ja pakottavien perhesyiden osalta. Suurin osa organisaatioista on kieltänyt työmatkustamisen ja suosittelee etätöiden tekemistä kotona läpi kesän. Suomen hallitus suosittelee liikkumisen minimointia ja malttia esimerkiksi mökkeilyyn toisissa maakunnissa.

Ulkomailta palaaville on suositellaan 14 päivän oleskelua karanteenia vastaavissa olosuhteissa, eli käytännössä majoittumista yhdessä paikassa ja vähäistä liikkumista sekä sosiaalista kontaktia muiden henkilöiden kanssa. Uuden ulkomailta tulevan työntekijän kohdalla tämä voisi tarkoittaa asumista hotellissa tai kalustetussa asunnossa ensimmäiset 14 päivää.

TEM:in kooste nykytilanteen vaikutuksesta työvoiman liikkuvuuteen

TYÖSUHTEEN ALOITTAMISEN VIIVÄSTYMINEN/PERUUNTUMINEN

Yllä mainituista syistä voi olla tarpeellista lykätä työsuhteen aloittamista tai jopa perua suunniteltu rekrytointi kokonaan. Jos työsopimus on jo allekirjoitettu, on hyvä tietää, ettei palkanmaksuvelvoitetta ole mikäli työsuhteen edellytykset eivät täyty. Eli jos henkilön kanssa on sovittu, että hän tulee töihin Suomeen, eikä hän voi tulla tällä hetkellä töihin Suomeen, ei palkanmaksuvelvoitetta ole.  Samoin, jos henkilö ei saa kyseisen työn tekemiseen oikeuttavaa lupaa ajoissa, eivät työsuhteen edellytykset täyty eikä työsopimus sido työnantajaa. Tämä voi olla karua työntekijälle, mutta yrityksen hyvä tietää. Näissä tilanteissa kannattaa vielä tarkistaa asia työsuhdelakiasioiden ammattilaiselta, sillä jokaisessa tapauksessa voi olla erityisiä yksityiskohtia.

ERITYISTILANTEESTA KERTOMINEN

Uudelle työntekijälle on tärkeä kertoa myös organisaationne toimintamalli tässä erityistilanteessa, jonka koronavirus aiheuttaa. Sen lisäksi hänelle on hyvä kertoa, mistä lähteistä hän saa ajankohtaista, luotettavaa tietoa aiheeseen liittyen, tarvittaessa myös englanniksi. Koronavirus koskettaa kaikkia ja varsinkin Suomen ulkopuolelta tuleva henkilö ei välttämättä ole tietoinen mikä tilanne on juuri täällä, minkälaisia ohjeita viranomaiset ovat antaneet, mitä rajoituksia on asetettu ja etenkin, mitä tulee tehdä ja miten pääsee hoitoon, jos epäilee sairastuneensa. Esimerkiksi hallituksen tilannetiedotuksista, THL:n ohjeista ja Ylen englanninkielisistä uutisista on hyvä jakaa tietoa.

Kaikessa kanssakäymisessä on hyvä myös huomioida ihmisten erilaiset viestintätavat ja kulttuurienvälinen viestintä. Esimerkiksi Suomessa me luotamme paljon viranomaisten sanaan ja noudatamme ohjeistusta. Oletamme myös, että muut tekevät samoin eivätkä täten esimerkiksi käy toimistolla töissä, jos kaikki on määrätty etätöihin. Samoin luotamme siihen, että työntekijät tekevät työnsä, eikä esimies välttämättä seuraa mitä alaiset tekevät, varsinkaan etätöiden aikana. Joissain muissa työkulttuureissa taas esimies valvoo ja ohjaa työntekoa enemmän, ja työntekijän odotukset yleensä pohjautuvat siihen, mitä hän on aiemmin kokenut ja oppinut.

Kannattaa siis perehtyä ulkomaalaisen työntekijän kotimaan viestintätapoihin, jotta henkilön vastaanotto ja perehdyttäminen sujuvat mahdollisimman hyvin. Autamme teitä tässä mielellämme ja voimme järjestää esimerkiksi etäkoulutuksen suomalaisesta työkulttuurista ja viestinnästä.

LISÄKYSYMYKSET

Vaikka tilanne on haastava, toivomme toki, ettei koronavirus rampauta kokonaan Suomen kansainvälistymistä ja monimuotoisuuden lisääntymistä. Toivottavasti tästä tekstistä on teille hyötyä. Muistin virkistykseksi:

  • Rekrytointi onnistuu myös etäyhteyksien avulla
  • Työskentelyn ja sen aloittaminen onnistuu myös etäyhteyksien avulla
  • Työnteon voi aloittaa myös ulkomailla
  • Työnantajavelvoitteiden hoitaminen kannattaa tarkistaa ajoissa
  • Ulkomailta palatessa pidetään 14 päivän tauko sosialisoinnista
  • Kansainvälinen osaaja ja hänen perheensä toivotetaan tervetulleeksi
  • PocketRelo auttaa asettautumisessa, kv-ketut lisäkysymyksissä
  • Ei nähdä yli 50 hengen porukoissa ja siirretään loma- ja työmatkat
  • Pestään käsiä ja nautitaan ulkoilmasta

Mikäli teitä askarruttaa joku yllämainituista aiheista tai muu kansainvälisiin osaajiin, monimuotoisiin työyhteisöihin tai kulttuurienväliseen viestintään liittyen, ottakaa toki yhteyttä meihin. Autamme mielellämme teitä varmistamaan, että elämä ja työnteko jatkuvat mahdollisimman sujuvasti näinä haastavinakin aikoina.

Parhain terveisin kumppanisi kansainvälistymisessä,

Kirsi & Tanja

#koronavirus #rekrytointi #työnantaja #maahanmuutto #työnteko #perehdyttäminen #relocation #talentboost

* Mikäli henkilön työsuhde tai muu syy oleskeluluvan myöntämiseen päättyy, mutta hän ei pääse poistumaan Suomesta, voi hän hakea oleskelulupaa muun syyn perusteella. Migri arvioi jokaisen tapauksen erikseen, ja mm. sen että henkilö voi varmistaa oman toimeentulonsa (kts. toimeentuloedellytys). Migrin mukaan tilapäinen lupa myönnetään käytännössä vain niissä tapauksissa, kun Suomesta poistuminen on mahdotonta tai vakavasti terveydelle vaarallista.

Tulossa uusi palvelu työnantajille!

Hyviä uutisia teille, työnantajat! Ulkomaalaisen palkkaamisesta tulee kohta varsin helppoa! Me International Fox Agencyssa kehitämme juuri teille tarkoitettua sähköistä palvelua, joka tukee kansainvälisen osaajan palkkaamisessa.

Palvelu kertoo muun muassa parhaista käytännöistä ja neuvoo työsuhteen alkuvaiheen asioiden hoitamisessa niin talon sisällä kuin viranomaistenkin kanssa. Tämän palvelun avulla, jota kutsumme työvaiheessa nimellä PocketRelo HR, voit olla varma että uuden työntekijän palkkaaminen onnistuu hyvin.

Toivomme PocketRelo HR:n kannustavan ja auttavan yhä useampia yrityksiä palkkaamaan kansainvälisiä osaajia, etenkin pk-sektorilla. Ymmärrämme hyvin, että kansainväliseen palkkaamiseen liittyvät yksityiskohdat ja prosessit voivat tuntua hankalilta, varsinkin kun palkataan ensimmäisiä ulkomaalaisia työntekijöitä. Me tiedämme mitä tehdä ja ajattelimme että olisi järkevää ja hyödyllistä luoda sähköinen asiantuntijatietoon pohjautuva palvelu auttamaan teitä toiminnassanne.

Palvelua kehitetään paraikaa, ja tarkoituksena on luoda verkkopohjainen, helppokäyttöinen ratkaisu, joka ei vaadi pitkäaikaista sitoutumista tai erityisiä teknisiä resursseja tai välineitä. Kiitämme Business Finlandia innovaatiosetelistä, joka mahdollisti demoversion tekemisen yhdessä CYF Digital Services Oy:n kanssa.

Mikäli haluat kuulla jo nyt lisää palvelun sisällöstä tai käyttömahdollisuuksista, ota toki yhteyttä. Keskustelemme mielellämme myös mahdollisten yhteistyökumppanien kanssa palvelun kehittämisestä, joten jos tämä kiinnostaa, soita toki vaikka heti.

PocketRelo HR-palvelua odotellessa tutustu ihmeessä muihinkin palveluihimme ja vinkkeihimme Suomeen muuttamiseen ja kansainvälisen osaajan palkkaamiseen nettisivuillamme.

Mukavaa päivää!

parhain terveisin,

Kirsi & Tanja

+358 50 583 4308

www.pocketrelo.com

www.internationalfoxagency.com

Coming soon – New Service for Employers

Exciting news for all employers! International Fox Agency is building a digital service to help especially SME’s in hiring international employees. The service will advise employers in detail on best practices, processes, rights and obligations related to hiring a new employee of foreign nationality. Our working title for the service is PocketRelo HR.

We are very excited about this new service development and hope that the service will encourage more employers to hire international talent. We understand that the many details related to international hires can feel complicated, especially when starting to hire foreign employees. We know what to do, so we thought it would be useful to create a helpful service providing this in-depth knowledge.

The service is currently under development. It will be available online and easy to use, with no long-term commitment or excessive technical resource requirements. We want to thank Business Finland for the Innovation Voucher which enabled us to create a demo version of PocketRelo HR together with CYF Digital Services.

If you are interested in hearing more about the content and practicalities of using the service, please do not hesitate to contact us. We would also be happy to talk with suitable partners, so if you are interested in supporting the service development, give us a call.

In the meantime, do visit our websites for more information on our services and tips on moving to Finland and hiring international talent.

Have a nice day!

Kirsi & Tanja

+358 50 583 4308

www.pocketrelo.com

www.internationalfoxagency.com

Tunnissa tuumasta toimeen! Hyödynnä kv-kettujen osaaminen.

Me International Fox Agencyssa uskomme että jokainen työyhteisö ja organisaatio hyötyy monimuotoisuudesta. Monimuotoiset tiimit ovat tuotteliaampia, innovatiivisempia ja voivat paremmin kuin tiimit, joissa kaikki ovat ns. samasta puusta veistettyjä. Lisäksi tiedämme että parhaat osaajat tulevat usein ihan muista puista kuin suomalaisesta koivusta.

Oletteko te miettineet, että etsisitte osaajia siitä kansainvälisten osaajien joukosta, joka Suomessa on, saatikka ulkomailla? Kiinnostaako kansainvälinen rekrytointi edes ajatuksen tasolla? Me uskomme näet siihenkin, että kansainvälistyminen voi olla muutakin kuin utopiaa kaikenkokoisille organisaatioille.

Todistaaksemme tämän sinullekin tarjoamme tunnin ilmaista konsultointiaikaa jokaiselle organisaatiolle, joka harkitsee kansainvälisen osaajan palkkaamista. Sinua saattaa mietityttää mistä osaajan löydät, millaisen osaajan tarvitset, tai mitä tulee tehdä että osaajasi voi aloittaa työnteon tai kotiutuu kunnolla yhteisöönne ja alueelle. Me voimme auttaa pohdinnoissa ja antaa vastauksia koko kv-rekrytoinnin kaarelta työilmoituksen tekemisestä kotouttamiseen.

Ota ihmeessä yhteyttä hetimiten niin jutellaan lisää! Promokoodilla #kettutalkoot voit varata itsellesi ajan kun soitat tai laitat Kirsille viestiä (0505834308/etunimi@internationalfoxagency.com). Ollaan kuulolla!

IFA tunnin promo

IFA granted Innovation Voucher by Business Finland

Excellent news! We are happy to announce that International Fox Agency has received an Innovation Voucher from Business Finland to develop the next phase of our digital service PocketRelo.

IFA is partnering with CYF Digital Services to develop PocketRelo further so that it supports employers in international recruitment. PocketRelo HR (working title) will help any organisation employing international talents to keep up to date on their duties as the process moves along from recruitment to induction.

With the new version, IFA aims to support SMEs and other organisations with their internationalisation efforts and activities on a practical and significant level. We are very excited to partner with CYF who have experience in creating similar multifunction platforms and share our enthusiasm for facilitating internationalisation and diversity in local communities.

We would like to thank Business Finland for believing in our idea and CYF Digital Services for helping us develop our ideas into concrete plans.

For more information on PocketRelo HR and how IFA can help also your organisation outline and implement your internationalisation goals, contact Kirsi or Tanja at firstname@internationalfoxagency.com.

IFA innovation voucher

Foxes Spotted at Startup Sauna

Do you know what an accelerator is? Something speeding things up, sure, but who are they really for, and what happens in one? International Fox Agency tried one in the autumn of 2018. And it put a real big grin on each fox’s face!

kiuas2

Sometime last autumn Kirsi heard about something called Kiuas Start (Pre-)Accelerator. We knew that there were some accelerators in Finland and that they were intense workshops for tech ideas, but that’s about it. After a discussion with a more experienced person on our grand plan for IFA, we thought it might be worthwhile to try this accelerator thing ourselves too. The only challenge was to get into one of them. Luckily Kiuas Start’s application period was still ongoing, so we did what anyone does on a Saturday night over a glass of wine and applied for it.

To our positive surprise, we got into the interview! In the interview, we got excited about our grand plan, as we always do, and that might have just been the thing to get us in. Since we did get in, and suddenly we found ourselves in the middle of the startup hustle and bustle, tech talk and business hype. Our backgrounds seemed somewhat different to many of the other participants but luckily we don’t lack courage, and bravely went where few MA’s have gone before.

Again, to our positive surprise and encouragement, we found a lot of like-minded people at Kiuas Start. All of us participants were there to realise some goal. Many of us had a product to develop and the three-week programme certainly made all our plans go forward leaps and bounds. We went through the whole process of product development and got lots of useful feedback from our peers. We gained a lot of experience and valuable tips from mentors such as Pia Erkinheimo, Tomi Kaukinen, Risto Siilasmaa and Jari Jaanto.  Every session gave food for thought and practical ideas for service development.

Kiuas hommia_2

Photo: Matti Lehti gives Tanja valuable tips on website building.

The whole programme was very well structured. The three weeks were intense, full of talks, interactive sessions, workshops, even a hackathon, and of course, fun times. The organisers put in a lot of effort and facilitated a great programme for all of us. And we were all expected to deliver. too All participants were expected to come to the weekly meetings and all other sessions, deliver on their weekly goals, present their products and much more. The group was really supportive and our time together was very well spent.  We want to thank everyone in the program again for everything, the support, the cheer and the spirit.

It was a great privilege for us to participate in this program and we truly appreciate having this opportunity. We made many good connections and continue to keep in touch with our peers and mentors. In addition to learning more about business, strategy and our products, networking was the greatest advantage for us. We also had a private plan of using our own networks to help others and were happy to share some connections with 2/3 of the teams.

Junction guys_2

Photo: Networking with Hack Junction’s Aleksi and Iiro

We wanted to share our experience at Kiuas Start Accelerator to encourage others to join too. If you have an idea about a service/product etc. and you find a suitable accelerator in your area, try it! It might be just the boost you need to get started! It’ll definitely give you confidence, great networks and good experiences to build on.

The application period for the next Kiuas Start is now open. Check out what’s in store and apply here. And if you want to hear more about our experiences, just send us a message (contact details here).

Oh, and our service that we wanted to develop? Well it’s just about ready, so keep watching this space. 😉

All the best,

Kirsi & Tanja

your partners in internationalisation

Kiuasketut

Hiring International Talent

Hello there! Congratulations on your decision to hire an international talent! We’re sure they will be an excellent addition to your team.

When hiring an international talent, the employer needs to take care of several matters from ensuring the right to work to keeping the employee happy in Finland. There is quite a lot of detail involved and we thought we would share our knowledge on these matters to help you along. This text explains some of the most important topics and directs you forward.

SETTING EXPECTATIONS

As you discuss the employment prospect with your future employee, remember to also discuss expectations, both theirs and yours. You should be able to convey what you are offering them and expect from them in return.

In addition, you are in the position to tell them about working and living in Finland since you very likely are one of their most important contacts here. They will have an idea about working in your company but if they do not have prior knowledge of Finland, they might not have much of an idea of what life is like here. So do tell them what you can, direct them to resources about Finland and Finnish culture, provide the opportunity to talk with a future colleague etc. We’d also be happy to provide you with relevant material, a training etc.

To begin with:

  • Agree on work related matters, such as tasks, salary, benefits, holidays, terms and conditions etc.
  • Tell them about working and living in Finland
  • Tell them to prepare their official documentation in advance
  • Direct them to additional resources
  • Connect them with your company’s HR
  • Connect them with a future colleague
  • Consider additional material, training etc.

PR puzzle3

RIGHT TO WORK

As an employer, you are obligated by law to confirm that your employees have the right to perform the work you are hiring them for in Finland. For instance, if you are hiring a developer to work for you full-time for more than 3 months, they should have more than a visa for Finland. The right documentation is very likely either an EU registration or a residence permit for a specialist.

The right to work can be checked and acquired from the Finnish Immigration Services (Migri). Nordic citizens only need to register at the magistrate. You can read more about this in our previous text (link) and on Migri’s website.

Information for employers  and on the right to work.

You should ask your employee to provide proof of their right to work. You should confirm their identity and that the proof of right to work matches their details and the situation. It is advisable to take a copy, and remind the employee of the need to renew the permit, if necessary.

Proof of the right to work can be

  • EU registration certificate for EU residents
  • Residence permit for Finland, a visa or confirmation of visa waiver (under 90 days only) for non EU residents
  • Excerpt of the national population registration for Nordic citizens
  • EU Blue Card

NB! A residence permit for another EU country does not automatically grant the right to work in Finland. Check the situation with Migri.

You can assist the employee in taking care of their registration or residence permit. If the employee grants you access to the Immigration Service’s system, Enter Finland, you can add information and pay the fees as well. You can also make use of relocation services in this, and anything else related to moving and settling-in Finland.

INFORMING TE SERVICES OF FOREIGN EMPLOYEES

Another obligation is to inform the local TE services, i.e. public employment and business services, about all foreign employees who are not EU citizens. The information should include key employment conditions and compliance with the collective agreement. If you are not sure what the relevant collective agreement is, contact TE services or the Confederation of Finnish Industries.

NB! Failing to comply with your employer obligations can result in a fine or other sanctions.

TAXATION, SOCIAL SECURITY ETC.

Obviously all normal employer obligations, such as safe working conditions, insurances, suitable tools and support services, apply to all employees regardless of their nationality. In Finland, the employer also takes care of the tax and other contributions from the employee’s salary. For more information, visit the tax office’s website.

The employee must provide you with a tax card or otherwise you must make a 60% tax deduction from the salary. The high tax can be compensated after the employee provides you with a tax card but it is better to get taxation right to begin with. Ask your employee to contact the tax office as soon as possible.

Most employees are enrolled in the Finnish social security system managed by Kansaneläkelaitos (Kela). Part of the contributions from a salary go to the social security system. An employee can apply for social security coverage from Kela. It is good to explain to the employee all the contributions that will be made from the salary, so that the net salary does not come as a surprise to them.

It is also good to note that pension contributions accrued into the Finnish system stay in the Finnish system, even if the person moves abroad. They can apply for their pension when they become of pensionable age in Finland, and the pension benefit can be paid to them anywhere in the world.

Taxation, social security and pension issues can be addressed in International House Helsinki, if the employee works or lives in the capital area of Finland. The service desk personnel can explain these matters in more detail, and a person can get their tax card and apply for social security coverage on the spot, for instance. For more information visit their website.

SETTLING-IN

Moving to a new country or city is a big decision and entails more than just the bureaucracy. Obviously, induction to the work and working community is very important and as the employer, you need to pay attention to that. As mentioned earlier, international talents might wish for a more detailed induction into working and living in Finland, and usually appreciate help with many practicalities too.

Things to consider regarding settling-in

  • accommodation
  • daily life
  • induction to work
  • integration to local community
  • language courses

Wherever you live, the most important thing is to have some place to call home. One of the best things that you as the employer can do, is help your new employee find their new home. In addition, it is great if you can help them with issues related to daily life and getting to know their new city and local community. The rental market in Finland can be tight, especially in the capital area. Searching for the right place might take some time so it’s good to start early. Of course, furnished short-term accommodation is also available and it might be a good option in the beginning. For the longer term, it is usually better to find a ‘normal’ rental apartment since that is usually more affordable and also more comfortable.

Starting a new job is always exciting and surely your working community is full of great people. Hobbies, interest groups and networks are also great for making new friends and finding a good work-life balance. Learning about the local culture and language is highly recommendable, and key to really becoming a local. There are plenty of Finnish language courses available, and you can get a cultural training from us, for instance. The most important thing is to support your employer with starting their new job and life in Finland. A smooth start sets the course for a fruitful and enjoyable experience, for you and them.

We hope you found this information useful and helpful. If you would like any further assistance with international recruitment, talent attraction or training for instance, do contact us and let’s talk more.

Your partners in internationalization,

Kirsi & Tanja

internationalfoxagency@gmail.com

Links

Migri, Finnish Immigration Services

International House Helsinki

Kela, social security institution

Vero, tax office

Infopankki, information on living in Finland in several languages

Business Finland, information about working in Finland

Visit Finland, information about Finland

 

 

Relocating to Finland? Let us tell you what to do, how and why.

THE WHAT, HOW AND WHY OF RELOCATING TO FINLAND

Setting up a life in a new country is a lot of work and full of details. You need to know what to do, when and how to do it, and also preferably, why you should be doing all of it.

International Fox Agency can help with all these questions. To start, do read our description of the overall process of moving to Finland. And if you have any further questions, join our webinar later this year (see below for more information).

The Relocation Process in a nutshell

Relo process in brief

The Finnish system includes many interconnected points and taking care of everything in the right order is important. It will ensure that you have met the legal requirements concerning coming to, residing and working in Finland, and make organizing your life much easier. It is good to know that most registrations and applications are free of charge, except for immigration documents and private services, such as using a bank account.

The first steps, preparation, immigration and local registration, are of utmost importance. The other steps are much easier to take care of once these are in order. So even if you do nothing else, make sure you

1. get your immigration documents ready early enough

2. visit the Finnish Immigration Service and/or

3. visit the magistrate first thing when you come to Finland.

 

THE PUZZLE OF RELOCATING TO FINLAND

You need to take care of several things from translating documents to finding a home when you move to another country. Usually the process has many steps and the different points in the process can affect others. Relocating is a puzzle and with our help you can easily connect the pieces.

PR puzzle3

PREPARATION PHASE

What? Before your move, prepare your official documents. You need to make sure you have

  • original versions of birth, marriage and other significant certificates
  • translations of the above, if they are not in Finnish, Swedish or English
  • legalisations of the above, if they have not been issued in Finland
  • for more information see https://www.maistraatti.fi/en/

List of required documents (coming soon)

Also, consider contacting moving services for any furniture or personal items, check import regulations for cars or pets, and take care of your insurances.

Health issues: It is advisable to get a health check before coming to Finland, especially if you come from areas with infectious diseases. Finland is a risk-free area in that you do not need any vaccinations against diseases in Finland. Unfortunately, there is no vaccination against mosquitoes, rainy summers or the cold and dark winter nights. We will provide tips on surviving those in a later blog post.

Why? Making sure your documentation is in order will help you take care of all the official things related to immigration, local registration, taxation, renting apartment and much more. If the documentation is lacking, you will have difficulties and experience delays with many things throughout your settling-in phase.

How? You need to:

  • contact the official who issued your certificates and ask for legalization of the documents
  • contact an official translator who can translate the documents into Finnish, Swedish or English
  • if the translations are done by an authorized translator in Finland, the translation does not have to be legalized
  • contact your doctor to get a health check if you come from an area with infectious diseases

 

IMMIGRATION

What? Your first priority is to ensure legal entry into Finland. Depending on your nationality and length of stay in Finland, you need either a visa, a residence permit or an EU registration.

You should apply for your visa and residence permit from your home country.  In some cases, you can enter the country without a visa or residence permit. For more information see www.migri.fi.

EU citizen: register at the Finnish Immigration Service, if your stay exceeds 90 days.

Non-EU citizen: Check if you can enter Finland without a visa, or if you need a visa or residence permit for a stay exceeding 90 days.

Nordic citizen: Register at the local magistrate within 1 week of arriving in Finland.

Successful application of immigration documents requires visiting the immigration officials or authorized representative in person. This includes children.

Residence permit type

If you apply for a residence permit, the permit type depends on your reason for staying in Finland. Most common reasons are family ties, work and studies. If you have a work contract, the type of residence permit depends on the type of work you do. For instance, specialists, researchers and management positions have separate residence permit applications.

Let’s assume you are an experienced ICT professional coming to work in Finland for over 3 months with a monthly gross salary exceeding 3000€. In this case you would apply for a residence permit for a specialist.

Why? You have a legal requirement to make sure your immigration documents are in order. This affects entering Finland, taking care of your local registration, and your right to work in Finland, among other things.

How? You need to

  • check the Finnish Immigration Services website and/or the website of the Ministry for Foreign Affairs to confirm what type of entry documents you need to enter Finland
  • fill in an application for the document
  • pay the document application
  • present yourself at a Finnish mission or authorized visa center (if you are abroad) or the Finnish Immigration Service (if you are already in Finland)
  • wait to receive the document before entering Finland

 

LOCAL REGISTRATION

What? In addition to getting your immigration documents in order, you should register at the local magistrate. Registration is recommendable in all cases. Nordic citizens must register their move to Finland within one week of arrival.

To register your right of residence at the magistrate, you need:

  • proof of legal entry (i.e. EU registration certificate or residence permit)
  • original versions of required documents
  • translations of the above, if they are not in Finnish, Swedish or English
  • legalisations of the above, if they have not been issued in Finland
  • for more information see https://www.maistraatti.fi/en/
  • work contract or other document that verifies the length of your stay in Finland

Registration at the magistrate must be taken care of in person. This includes children.

Why? Your local registration, i.e. registering your right of residence will give you access to cheaper local services, such as health care services and local public transport, as well as opening a bank account and applying for social security coverage and benefits.

How? You need to:

  • visit the local magistrate office in person
  • have all the required documents with you
  • fill in an application and leave it with an official for processing
  • in the capital area, go to International House Helsinki

International House Helsinki also gives information on taxation, social security, pension etc. For more information see the website.

NB! At the very least, take care of your legal entry into Finland and local registration!

 

OTHER SERVICES ETC.

In addition to the above, you should take care of the following:

It is also advisable to familiarize yourself with Finnish culture and learn the language. Learning about the host country will help you understand local habits and culture related to everyday life, and will make your experience more enjoyable. It will also make it easier to make friends and join the community. You can learn more about Finland in advance or find a suitable information source or training to help you when you have arrived in Finland.

If you have any questions on the above, do join our next live webinar on 13.12.2018 at 4 pm Finnish time. Attendance is free of charge, all you need to do is register via this link in advance. https://fi.surveymonkey.com/r/LNW7SVW

The webinar has a top limit of 100 participants. Registration ends 12.12.2018 or when the 100 person limit has been reached.

For other services, do email us at internationalfoxagency@gmail.com.